Manager les experts métiers de son projet.
6 conseils pour mieux appréhender ces situations, surtout quand on est un(e) jeune chef(fe) de projets
Si tu es content.e de me lire, clique sur le cœur juste sous le titre, ça m'aide plus que tu ne le crois (la raison)
Hello hello ! 👋
Bienvenue dans l’édition #15 du Bivouac - le rdv bimensuel qui inspire et nourrit la pratique des chef(fe) de projets Développement Produits.
J’espère que vous allez bien, ici les premières cigales se font entendre 🪰 (cri cri-cri…), l’été peut arriver !
Cette semaine j’avais envie de revenir sur un sujet qui me tient à cœur : le management des métiers experts pour les jeunes chef(fe) de projets.
J’ai partagé plusieurs fois mon expérience de ces réunions ou je me retrouvais entourée d’experts métiers (R&D, sous-traitance, packaging, industrialisation, production) plus âgés et plus expérimentés que moi. C’était très inconfortable, parce que je devais "leader" et "aligner" tout le monde alors que j’avais encore peu d’autorité et légitimité.Je rencontre aussi souvent ces situations dans mes accompagnements de chefs de projets, voici donc 6 clefs pour mieux gérer ces situations.
C’est parti !
Bonne lecture❤️
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La situation :
Pour vous immerger dans la situation, je vous propose de relire ce texte que j’ai publié il y a quelques mois ou je parlais des difficultés auxquelles j’avais fait face au début de mon expérience :
faire exprimer calmement des experts métiers aux avis divergents, de les écouter et de percevoir ci qui va impacter les autres métiers et le projet.
d’aligner toutes les expertises autour d’un plan d’action.
de recapituler clairement le problème, les actions, les impacts et les décisions à prendre (et combien de temps on a pour faire tout ça 😱).
d’identifier si c’est le moment d’alerter au niveau + ou si on arrive encore à corriger le tir.
d’avoir 24 ans et de leader des réunions d’experts qui ont 10 à 15 ans de plus que moi.
Voici le lien direct vers le post
1) Prenez tout ce que vous pouvez prendre !
Les experts métiers sont des mines d’or de connaissances… et ils aiment partager leur savoir ! Je ne peux donc que vous recommander de prendre le temps de les écouter, de comprendre leurs points de vue, leurs préoccupations et leurs idées. Ils sentiront que leur expertise est respectée, utile pour le projet et qu’elle va vraiment servir.
C’est aussi l’occasion pour vous de nourrir vos connaissances sur le métier, pour maintenant ou pour plus tard ! Je sais qu’on pas toujours le temps et l’envie ... mais faites au mieux, c’est vraiment la base !
En reconnaissant l’expertise et en la respectant, vous renforcerez de manière significative la confiance et la qualité de la collaboration avec le métier en question.
Privilégiez le 1:1 pour ce type d’échange, car vous risquez d’ennuyer tout le monde si vous vous lancez dans ces discussions en plein milieu d’une réunion.
2) Percevez et partagez aussi votre propre expertise.
Votre expertise ? Celle dont je vous parlais déjà dans l’épisode 2 (lien) : la connaissance à 360° du projet !
Partagez les informations : objectifs du projet, attentes, échéances (quoi ? pour qui ? pour quand ? ) afin que tous les experts métiers sachent clairement comment ils contribuent au projet, quand leur expertise sera sollicitée et quels seront les enjeux. Ainsi il sera plus facile pour eux et pour vous d’identifier les points de difficultés, les synergies, les synchronisations avec les autres experts. Ils ont besoin de recevoir ces informations, même s’ils ne l’expriment pas directement.
Cela va naturellement inspirer votre équipe parce qu’ elle va se sentir alignée autour d’une vision et vous pourrez rassembler toutes les informations nécessaires pour gérer les risques et les prises de décisions. Petit à petit vous serez reconnu comme l’expert qui sait quoi faire de ces informations et il deviendra évident pour les autres métiers de venir vers vous (vous gagnez alors en légitimité).
3) Préparez la collaboration :
Je le redis (encore), un échange avec un expert métier se prépare. De quoi allez-vous parler ? Quels sont les enjeux, les données clés ? En quoi avez-vous besoin de lui ? Quelles sont les questions que vous vous posez, quelles sont les réponses que vous attendez ? Qu’est-ce que vous pouvez lui apporter ? (La réponse est dans la question précédente).
Cela vous permettra de :
Poser des questions pertinentes pour clarifier des points ou approfondir votre compréhension.
Faciliter les échanges entre experts métiers en ayant les éléments disponibles pour mener la discussion. Les discussions inter fonctionnelles génèrent des solutions efficaces, ne l’oubliez pas.
Définir clairement les rôles et responsabilités entre eux pour éviter les chevauchements et les conflits.
4) Restez ouverts aux idées et aux suggestions :
Gardez l'esprit ouvert et soyez réceptif aux idées et suggestions des experts métiers. Après tout, ils ne sont pas experts pour rien, même si parfois, leurs explications vous donnent l'impression d'écouter un discours en chinois. Reconnaître la valeur de leurs contributions renforce la collaboration et la confiance mutuelle. Pensez y comme un échange de bons procédés !
Apprenez des experts métiers : leur expérience et leurs connaissances peuvent vous fournir des perspectives précieuses sur le projet et vous aider à prendre des décisions éclairées. Et avouons le, vous pourrez briller avec des termes ultra-techniques dans vos prochaines réunions 😉
5) Ne disparaissez pas en cas de conflits :
Les conflits peuvent survenir, surtout dans un environnement avec des experts de différents domaines. Apprenez à anticiper ces situations et à les gérer de manière constructive. Soyez prête à jouer le rôle de médiateur(trice) pour résoudre les différends et trouver des solutions mutuellement acceptables. En cas de désaccord, faites preuve de diplomatie et de tact dans vos interactions. Cherchez des solutions mutuellement acceptables et évitez les confrontations inutiles.
Bonus : Cherchez un mentor
Une des ressources les plus précieuses pour les chefs de projet est de pouvoir partager sur ces situations et ce rôle avec des pairs. Cherchez un mentor expérimenté qui peut vous guider et vous conseiller dans votre rôle de cheffe de projet. Le mentorat peut être inestimable pour votre développement professionnel. N’hésitez pas à solliciter des retours de collègues ou d'autres chefs de projets pour améliorer vos compétences en management.
Manager des experts métiers en tant que jeune cheffe de projets peut être un défi, mais en écoutant, en apprenant, en communiquant clairement et en développant des relations de confiance, vous pouvez créer un environnement de travail collaboratif et productif. Votre rôle est de guider, d'inspirer et de faciliter le travail des experts pour atteindre les objectifs du projet avec succès.
J’y crois fermement !
(Vous savez où me trouver pour en discuter)
Merci d’avoir lu cette édition du Bivouac.
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Bonne semaine,
Dorothée
❤️