Poussez la décision !
Ou l’art de faire prendre des (bonnes) décisions en COPIL (1/2)
Hello hello ! 👋
J’espère que vous profitez de ce début d’été ! ☀️🌦️🌩️ à quand le ☀️☀️☀️
Episode #16, aujourd’hui nous allons parler de prise de décision dans vos COPIL (Comité de Pilotage). On ne va pas se mentir, il peut être compliqué de réussir à aligner tous les acteurs autour d’une décision et de ne pas ressortir avec une liste interminable de points complémentaires « à creuser pour la prochaine fois ».
Pour en finir avec ces situations et aborder vos COPIL avec sérénité et méthodologie je vous propose :
> Aujourd’hui : de dessiner les contours de la prise de décision. Pourquoi elle est si importante pour vos projets et pour votre position de leader, quels sont les enjeux et les freins auquel vous pouvez faire face pour que vous puissiez mieux les contourner.
> Dans le prochain épisode : la méthodologie pour vous permettre de réussir à pousser la décision dans ces réunions.
C’est parti !
Bonne lecture❤️
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1) Tout ça pour quoi ?
Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une réunion qui s’éternise, où, après avoir débattu de tous les scénarios possibles, vous vous demandez encore : "Alors, on décide quoi ?" Ou bien, à peine sorti de réunion, un membre de votre équipe se rue sur vous en demandant : "Alors, qu'est-ce qui a été validé ?"
Eh oui ! Les décisions sont toujours très attendues sur les projets ! 🤗
C’est d’ailleurs l’une des plus grandes responsabilités du COPIL d’intervenir sur 2 principaux type de décisions : les désalignements au sein de l’équipe ou les décisions projet qui incombent de sa responsabilité. Pourtant, si vous l’avez déjà expérimenté, vous le savez, présenter un sujet et les éléments associés ne suffit pas toujours à faire émerger une décision consensuelle.
Une décision détermine donc si un projet, une stratégie, ou une action peut être réalisée ou poursuivie (GO). En cas de "NO GO", cela ne signifie pas nécessairement que le projet est abandonné, mais plutôt que les conditions ne sont pas encore réunies pour avancer.
2) Faire avancer le projet :
C’est pour cela que la prise de décision est si attendue : elle fait avancer le projet. Lorsqu'une décision est prise, elle permet à l’équipe de passer à l’action, de suivre une direction claire et de concentrer ses efforts sur des objectifs précis. En l'absence de décision, l'équipe peut se retrouver dans l'incertitude, sans savoir quelle voie emprunter, ce qui peut entraîner des discussions interminables et une paralysie du projet. L’absence de décision a souvent pour conséquence directe le retard du projet.
Les prises de décisions sont les points de repère qui structurent le cheminement du projet, en marquant des étapes clés où des choix doivent être faits pour continuer à progresser.
Prenons l'exemple du lancement d’une innovation technique sur un produit. Vous avez tous les éléments : l’innovation, les contraintes techniques, les possibilités sur les produits. Mais malgré cela, la décision de valider ou non le switch sur cette solution tarde à venir. C'est ici que votre rôle de chef de projet est essentiel : vous devez guider le Comité de pilotage vers la prise de décision, et ce, dans les délais impartis.
3) Avancer mais aussi …
En plus de faire avancer le projet, la prise de décision en Comité de pilotage répond à d'autres enjeux importants :
Les décisions prises en COPIL garantissent que le projet reste aligné avec les objectifs stratégiques de l'organisation.
Elles permettent d'optimiser l'utilisation des ressources : temps, budget, équipes.
Une prise de décision collective renforce la responsabilité et la transparence. Par exemple, décider en groupe d'un plan déploiement alternatif sur le portefeuille produit pour le projet d’innovation renforce la collaboration, le sentiment d’appartenance et la confiance.
Un COPIL réactif peut s'adapter rapidement aux imprévus. Pensez par exemple à un projet où une décision rapide sur un changement de fournisseur permet de maintenir les délais.
4) Le COPIL n’est pas composé de robots :
J’ai longtemps considéré qu'à partir du moment où l'on avait les éléments, on pouvait décider. Or, prendre une décision ne se résume pas uniquement à avoir les bonnes informations. Les personnes qui prennent les décisions sur vos projets viennent aussi chacune avec leur propre bagage.
Posez vous ces questions quand vous vous apprêtez a solliciter une prise de décision :
Est ce qu’elle a un niveau d’information suffisant ? Pour pouvoir prendre une bonne décision, la personne en question doit être suffisamment bien informée et à jour sur les détails du projet.
🔥Veillez donc à maintenir une communication fluide et régulière, en donnant accès à tous les membres aux informations pertinentes et actuelles.
A-t-elle la capacité d’exploiter les informations : Disposer des informations ne suffit pas ; il faut aussi être capable de les analyser et de les interpréter correctement (d’autant plus quand elles concernent un métier différent de son expertise).
🔥Offrez votre support en tant que chef de projet pour assurer une bonne compréhension des informations à tous les niveaux.
Combien de temps a t elle pour prendre la décision ? Le temps est un facteur critique. Une décision prise dans l’urgence peut manquer de réflexion approfondie ou être remise en question, tandis qu’une décision avec trop de temps peut conduire à des discussions stériles.
🔥Trouvez un équilibre est essentiel pour une prise de décision efficace. Assurez vous de transmettre les éléments en avance pour ne pas mettre les décisionnaires sur le fait accompli.
Est-ce que les processus mentaux et biais cognitifs sont pris en compte ? Les biais cognitifs, tels que le biais de confirmation, l’effet de halo ou le biais de statu quo, peuvent déformer la perception des informations et influencer les décisions de manière inconsciente.
🔥Connaître ces biais et les stratégies pour les atténuer peut améliorer la qualité des décisions prises.
Reconsidérer à chaque fois qu’un humain, comme vous, se cache derrière la décision vous aidera à créer un environnement où les décisions peuvent être prises de manière plus éclairée et efficace. Vous pouvez maintenant appréhender le groupe d’humains, le COPIL, qui se tient devant vous.
5) Les phénomènes de groupe à surmonter :
En groupe d’autres effet peuvent survenir et placer l’équipe ou le COPIL dans une situation où la décision devient de plus difficile. En être conscient en tant que chef de projet vous permettra de l’anticiper, de le détecter plus rapidement et d’y faire face :
Paralysie de l’analyse : L’excès de réflexion peut empêcher toute action. C’est le cas lorsqu’on passe trop de temps à analyser chaque détail sans prendre de décision. Par exemple, discuter indéfiniment des fonctionnalités d'un nouveau logiciel sans jamais le choisir.
Surcharge d’information : Trop d’informations peut paralyser la décision. Imaginez une réunion où vous êtes submergé par des rapports et des chiffres, sans savoir par où commencer.
Manque de ressources émotionnelles ou physiques : La fatigue et le stress peuvent affecter la clarté d'esprit. Un Comité de pilotage épuisé est moins efficace pour prendre des décisions.
🔥Il n’est pas facile de gérer les émotions des autres, en revanche vous pouvez positionner vos COPIL sur des créneaux qui faciliteront la disponibilité d’esprit, éviter le vendredi après-midi et le lundi en début de matinée. Durée max : 1h30 - et si vous en avez la possibilité vérifiez les autres enjeux de la semaine (déplacements, réunions budgétaires…).
Polarisation collective : Les décisions de groupe peuvent conduire à des prises de risque plus importantes. Par exemple, le groupe pourrait opter pour une stratégie audacieuse qu’aucun membre n’aurait choisi individuellement. Attention donc aux débordements sur les scénarios les plus complexes
Conformisme de groupe : La tendance à aligner son avis sur celui du groupe peut empêcher des décisions individuelles critiques. Par exemple, suivre la majorité malgré une conviction personnelle différente.
🔥Sondez au préalable les membre individuellement pour préparer les décisions.
Effet HIPPO (Highest Paid Person's Opinion) : Les opinions de la personne la plus haut placée hiérarchiquement peuvent peser trop lourd. Par exemple, suivre une idée simplement parce qu'elle vient du directeur.
Avez vous déjà observé ces phénomènes sur des vos projets ?
Comment les avez vous contourné ?
Après tout ces éléments, je ne peux vous inciter qu’à une chose : Musclez votre capacité à faire prendre des décisions !
Développer cette compétence, va vous positionner comme un véritable leader. Un leader efficace sait évaluer les informations disponibles, peser les options, jauger le COPIL qui va prendre la décision et choisir la voie la plus stratégique pour avancer.
En renforçant cette compétence, vous inspirez confiance, encouragez l’engagement de votre équipe, et assurez une direction claire pour vos projets. Votre aptitude à guider les autres dans la prise de décision montre non seulement votre expertise, mais aussi votre capacité à assumer la responsabilité et à mener votre équipe vers le succès.
Quoi de mieux pour votre carrière ?
RDV dans quelques jours pour la partie méthodologie.
Merci d’avoir lu cette édition du Bivouac,
Ajoute un 🤍 juste en dessous pour me dire si le contenu t’a plu et si tu penses à quelqu’un que cette newsletter pourrait intéresser :
Dorothée
❤️