Sens toi à l'aise en réunion
Ma stratégie pour une préparation qui fait la différence.
Si tu es content.e de me lire, pense à cliquer sur le cœur juste sous le titre, ça m'aide plus que tu ne le crois.
Hello hello ! 👋
Bienvenue dans l’édition #9 du Bivouac - le rdv bimensuel qui inspire et nourrit la pratique des chefs de projets de la cosmétique (mais pas que…) .
Plus que quelques jours avant le printemps et même si j’habite dans le Sud, j’ai hâte !
Aujourd'hui, j'ai choisi de parler d'un sujet qui me tient vraiment à cœur : les réunions.
Je vois trop de chefs de projet qui vont en réunion en traînant des pieds, qui aimeraient limite se cacher sous la table et prient pour ne pas avoir à répondre à la première question qui leur tombe dessus. Pourtant … les réunions sont incontestablement le terrain de jeu des chefs de projet, une partie intégrante de notre métier.🔥
Alors, j'ai décidé de vous donner un coup de main pour en faire une force et transformer ces moments. Parce que bon … on ne va pas se mentir, on ne peut pas éternellement échapper aux réunions, mais on peut certainement les rendre plus sympas, non ?
Au programme (parce que le sujet est vaste) :
Je ne vais pas vous parler des "y'en a marre des réunions", des "ça sert à rien" ou “yen a beaucoup trop” considérons simplement qu'il y aura toujours une réunion où vous devrez vous montrer sous votre meilleur jour.
Je vais me concentrer sur un seul angle : celui qui fait d’emblée la différence sur le terrain et qui vous permettra de vous sentir plus à l'aise des le départ, une idée?
➕ question du jour (🙌 petite dédicace à Léa)
➕ les nouveaux postes qui se sont ouverts et que j’ai repéré pour vous.
Bonne lecture❤️
📷 Pinterest - Un indice …. Sapé comme jamais
Si ce n’est pas déjà fait, tu peux aussi :
Me suivre sur LinkedIn.
T’abonner pour recevoir directement les prochains épisodes :
Lire toutes les éditions précédentes.
Pourquoi c’est essentiel :
Quand on parle de suivis d'avancement, de validations de projets ou même de ces discussions ultra importantes sur des sujets critiques, c'est souvent le chef de projet qui prend les rênes et lance la machine en réunion pour présenter les sujets, les enjeux, représenter l'équipe, fluidifier les échanges et faire avancer les discussions !
Bon, je sais que ça peut mettre un peu la pression, surtout quand les sujets sont complexes ou que l'ambiance dans l'équipe n'est pas au top. Mais dans le fond ces réunions sont là pour apporter de la clarté et du dynamisme à tout ce qu'on fait.
C'est aussi le moment où tu peux vraiment donner le ton, aligner tout le monde sur la même vision d’ensemble du projet. Tu montres où on en est à chaque niveau, les impacts ou les besoins de chacun des métiers et tu assures que tout le monde puisse comprendre les recommandations/ décisions qui seront prises par la suite.
En prenant ce rôle central dans les discussions et les décisions, tu affirmes vraiment ton rôle et ton engagement dans la réussite du projet. Tu assures le cap, tu guides l’équipe vers ses objectifs. Un peu comme si tu étais le chef d'orchestre et que tout le monde suivait ta baguette !🪄
De quoi as-tu peur au juste ?
Si tu te sens tendu avant une réunion, essaye d’identifier ce qui te préoccupe :
Peut-être que tu n'as pas toutes les informations nécessaires.
Ou peut-être que tu crains de ne pas pouvoir expliquer clairement les enjeux.
Est ce que tu redoutes que ton point de vue soit remis en question.
Ou encore est ce que tu ne te sens pas prêt à répondre aux demandes de l'équipe.
Rappelons le, il est tout à fait normal de ressentir une certaine appréhension avant une réunion (c’est plutôt le contraire qui serait bizarre !). Cela témoigne de ton souci du succès de celle-ci et de ton désir de garantir que tout se déroule comme prévu.
🔥 Je veux aussi clarifier que lorsque nous discutons de ton rôle dans le projet, c'est uniquement en lien avec tes responsabilités professionnelles et les objectifs à atteindre. Cela ne remet nullement en question ta valeur en tant que personne.
La bonne nouvelle … c’est que la prochaine étape te permet de trouver des réponses à ces doutes.
Qu’est ce que tu gagnes à bien te préparer :
Une préparation minutieuse, est le point de départ de toute bonne réunion pour tout un tat de bonnes raisons :
Ça fait grimper l'efficacité et la productivité : Une préparation adéquate permet de définir clairement les objectifs de la réunion, d'identifier les points à discuter et les décisions à prendre. Du coup, on gagne du temps en se focalisant sur ce qui compte vraiment, sans se perdre dans des discussions qui n'en finissent plus.
Niveau crédibilité, c'est pas mal non plus : quand le chef de projet est bien préparé, il montre qu'il maîtrise son sujet, qu'il sait de quoi il parle. Ça rassure l'équipe et les autres acteurs du projet.
La communication aussi, c'est important : en préparant un message structuré, on s'assure que tout le monde se comprend, que les infos passent bien (sont claires et compréhensibles) , ce qui facilite la collaboration et évite les malentendus.
Puis bon, pour prendre des décisions, c'est carrément plus simple quand on est bien préparé. En anticipant les sujets à discuter et en collectant les informations pertinentes à l'avance, le chef de projet est mieux préparé pour guider les discussions et faciliter la prise de décision lors de la réunion.
Si jamais, on anticipe aussi les imprévus : en préparant bien la réunion, on peut déjà imaginer ce qui pourrait poser problème et on est prêt à réagir vite si ça arrive.
Tu as encore un doute sur l’intérêt de bien préparer tes réunions ?
Ma stratégie :
Alors, voici mes conseils pour bien préparer ta prochaine réunion :
Je fais un tour d'horizon des objectifs de la réunion, c’est à dire à quoi va servir la réunion : partager des informations, définir un plan d’action, identifier les risques sur un projet stratégique, valider un projet, faire décider de son orientation … ça me permet de connaitre l’état d’esprit dans lequel je vais aborder la réunion, d’affiner la liste des participants et de décider du mode de préparation dont j’ai besoin (ensuite ça me permet de garder le cap pendant ma réunion !).
Une fois que je suis convaincue qu’il est pertinent d’organiser cette réunion par rapport à son objectif, j’organise la réunion 😁 - Invitation, quelques mots pour expliquer le sujet, les BONS participants, une salle + un lien pour la visio. Je passe rapidement sur les modalités pratiques mais c’est vraiment la BASE de toute bonne réunion.
🔥Assure toi d'inviter les personnes dont la présence et les contributions sont essentielles pour atteindre les objectifs de la réunion. Limite le nombre de participants pour éviter les discussions superflues et maintenir la concentration.
Ensuite, je m'assure que tous les documents du projet sont à jour : suivi de projets, retroplanning, définition produit avec les dernières pistes validées ou résultats de test et coût de revient … pour qu’ils puissent être partagés en réunion ou m’aider à préparer la réunion du projet.
J'examine les points à l'ordre du jour et je prépare des informations complémentaires sur les sujets qui nécessitent une attention particulière. Cela inclus souvent l’étude de scenarios possibles suite ou en anticipation à un problème.
🔥Les maîtres mots pour moi : PERTINENCE dans le choix des sujets/des arguments - CONSISTANCE dans le niveau d’information apporté - COHERENCE dans le lien entre les informations présentées.
En anticipant les problèmes qui pourraient être soulevés lors de la réunion, je prépare des solutions et des plans d'action pour les résoudre rapidement et efficacement. Cela peut impliquer la consultation d'experts, la recherche de d’éléments supplémentaires, ou la réaffectation des priorités.
Je m'assure que tous les participants nécessaires sont informés de la réunion, et je confirme les détails logistiques (heure, lieu, format) de la réunion . Je diffuse l’ordre du jour (mini un jour avant) pour que les participants puissent également préparer la réunion 😉.
🔥Dans le cas de réunions impliquant plusieurs projets, spécifie soigneusement les participants de manière à pouvoir avoir les bons interlocuteurs au bon moment et à pouvoir libérer les personnes non concernées. Tout le monde t’en sera reconnaissant 😀
Avant la réunion, je prends quelques instants pour me mettre dans un état d'esprit positif et constructif. Cela inclut la visualisation du déroulement réussi de la réunion et l'adoption d'une attitude ouverte et collaborative envers les autres participants.
Et voilà, c'est comme ça que je me prépare à diriger une réunion de suivi de projets, en mode “relax mais prêt à tout !"
Place à la question de Léa
Hello Dorothée,
On présente tout ça comment en fait ?
Issu d'un de mes OTO de cette semaine. Très bonne question :) la préparation c’est la partie immergée de l’iceberg, place à la mise en forme pour rendre tout cela digeste et compréhensible.
Si tu veux je te partage mes trames PowerPoint pour des projets produits, partage la newsletter sur LinkedIn et envoi moi un MP.
Les nouvelles offres repérées pour toi :
ONATERA : Chef de produit/Cheffe de produit
YVES ROCHER : Stage Assistant.e Chef.fe de Projets Marketing International Facecare
SICAF : Responsable Chefs de Projets - Industrialisation produits
L’OCCITANE EN PROVENCE : Chef.fe de projets Valorisation produits finis & Communication scientifique
HAVEA GROUP : Chef de projet développement produits
Laboratoires NHCO Nutrition : Chef de Projet R&D / Compléments Alimentaires
SEPHORA : STAGE - Assistant Chef De Projet Formulation Bain/Soin
Merci d’avoir lu cette édition du Bivouac (jusqu’au bout !).
Le thème du prochain épisode est déjà fixé : ce sera un interview :) si tu penses que ça peut intéresser quelqu’un partage lui Le Bivouac :
Bonne semaine,
Dorothée
❤️